Webライターなら知っておきたいメール送信のタイミング!いつ送るのがベストなの?

webライターなら知っておきたいメール送信のタイミング!いつ送るのがベストなの?

Webライターとして仕事をするなら、クライアントとのメールのやり取りを避けて通ることはできません。ただ、ここで悩まされるのがメールを送信するタイミング。送信の時間帯次第では、送っても良いものか悩んでしまいがちですよね。

そこで、ここではクライアントにメールを送るタイミングとしてベストなのはいつなのか、メールの返信はいつまでにすべきかなど、メールでのやり取りについてまとめてみました。もしメールを送信するタイミングで悩むことが多いようであれば、ぜひ参考にしてください。

基本的には24時間いつでもOK!

メールは、基本的に受信者が閲覧や返信するタイミングを選ぶことができます。それは、メールが直接クライアントのモバイル端末やPCに届くのではなく、契約しているプロバイダや電話会社などのメールサーバーに保存されるため。また、もし直接届く場合であっても、メールなら電話と異なり、受信者の都合の良い時間にメールを読めます。

そのため、たとえ深夜にメールを送信してしまっても、電話のように非常識と非難されることは基本的にありません。特にライターの場合、深夜に作業したり、海外に駐在したりしている人も多いですから、必ずしも深夜に送るのがNGとならないことを覚えておきましょう。

可能なら就業時間内を選ぼう

基本的にメールは24時間いつでもOKではありますが、なかにはビジネスメールが届いたことを自分のモバイル端末に転送されるよう設定している人もいます。その場合、深夜にメールをすると着信音が鳴り響いて、睡眠の邪魔になる可能性も。クライアントがどんな設定をしているのかわかりませんから、もし可能なら一般的な就業時間を選んでメールを送信するほうが良いかもしれません。

また、相手が就業時間であれば、メールに対してすぐにアクションを起こしてくれる可能性が高いです。メールがたくさん溜まりがちな朝一だと、うっかり見逃されてしまう場合もありますが、就業時間内であればその可能性は低くなります。クライアントに何らかのアクションを期待してメールする場合は、就業時間内を選ぶことをおすすめします。

お昼休みは避けるほうが無難

この記事を読んでいるWebライターの皆さんは、自宅で仕事をされている人が多いかもしれません。その場合、休憩や食事の時間を自分の都合に合わせて調整できます。ですが、メールの相手であるクライアントは、会社に勤めていて休憩や昼食の時間が決まっていることも多いのです。メールの閲覧タイミングは受信者の自由ではありますが、休憩やお昼休みに入る直前にメールが届いてしまうと、どうしてもチェックせざるを得なくなります。

メールの内容が火急の用件だったり、クライアントからの依頼事項であったりする場合は、もちろん送っても構いません。ですが、通常のメールであれば、少なくともお昼休みの時間帯は外してメールを送るほうが良いかもしれませんね。どうしても昼休みにメールを送らざるを得ない場合は、「ご休憩のところ、申し訳ありません」「お昼休みに失礼いたします」などと、一言添えるようにしましょう。

返信はできるだけ早めにしよう

有限会社アイ・コミュニケーションにより、「ビジネスメールの返信タイミングに関するアンケート調査」が行なわれました。本アンケート調査の有効回答数は230名、調査期間は2009年9月1日〜11月30日です。結果、メールの返信を「24時間以内に希望する」が138名(60%)で最多、次いで「48時間以内に希望する」が71名(31%)、「それ以上遅くなっても構わない」が21名(9%)でした。ビジネスでメールを使用している人は、基本的にすぐに返信可能な環境にある場合が多いですよね。

仕事前には毎日メーラーを立ち上げるのですから、返信に何日もかかってしまうのはマナー違反と考える人が多いのかもしれません。メールを送信するタイミングを考えることも大切ですが、返信が遅くなっているメールがある場合は、できるだけ早めに対応するようにしてください。

出典元URL
ビジネスメールの返信タイミングに関するアンケート/有限会社アイ・コミュニケーション
http://www.sc-p.jp/news/09/000350.html

こぶたのまとめ

基本的にメールは24時間いつでもOK!

  • ただし可能ならお昼休みを避けた就業時間内に
  • メールへの返信はできるだけ早めにしよう

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