仕事を獲得するのも、仕事を失うのも、あなたのメール次第!?

仕事を獲得するのも、仕事を失うのも、あなたのメール次第!?

恵まれていることに、10代の頃から、私にはさまざまな年代の方とメールのやり取りをする機会が多くありました。社会に出てマナー研修などで学んだわけではないので、高校を卒業したばかりの頃は「はて、どうしたものか……」とパソコンの画面でかたまることも度々ありましたが、今では目立ったトラブルもなく、毎日何かしらメールを送っています。そんな私から今回は「メールのやりとり術」をお伝えさせていただきたいと思います。

こんなメールは困る!メールでありがちなミス

時折、いきなり用件から始まっているメールを目にすることがあります。携帯にあまり慣れていない人が携帯から打つと、不慣れであることも災いして、挨拶文を書き忘れてしまうのでしょう。しかし、対面ならば、仕事上の相手に「こんにちは」といった挨拶もなく、いきなり用件を切り出すことはしませんよね。「拝啓」「敬具」といった畏まったものまではいらないかもしれませんが、せめて名前と簡単な挨拶文は書いてください。

また、改行が全くないメールを見ることはほとんどありませんが、話があちこちに飛んでおり何について書かれているのかよくわからないメールにも度々出会います。メールはプレゼン資料ではありませんが、「見やすさ」は大切なポイントです。改行や小見出し、引用(例:>)を活用して、用件が的確に伝わるように意識してください。

メールは相手との信頼関係を築くツール!

他人のミスを注意してばかりじゃなくて、自分のことも振り返ってみなさいという声が聞こえてくるかもしれません。そこで私自身について書くと、私がよくやってしまうミスは「メールを返すことが仕事になってしまう」ことです。

私の場合、返信の必要なメールが溜まってきてしまうと、「よしこれは返信した、次はあれ」とメールを返すこと自体が仕事になってしまうのです。でも、メールを返信するのは、意思疎通を的確にすることで相手との信頼関係を築くためでしょう。信頼関係を築くなら、相手に合わせて言葉遣いを変え、厳しい意見を伝えるならフォローが必要なはずです。メールを返すこと自体を仕事と捉えると、とにかく返せばいいことになってしまい、こうした配慮を欠いてしまいかねません。メールを打つときには、それを受け取り読む人がいることを忘れずに、常に相手を敬う気持ちを持っておきたいものです。たとえば頭には「恐れ入りますが」「お手数をおかけ致しますが」などを添えたり、「助かりました」「ありがとうございます」という感謝の言葉を加えたりするだけで、印象は大きく変わります。

番外編:攻撃的なメールは逆効果!

実は、私は過去に意図して攻撃的メールを送ることがありました。元々短気な性格だからつい送ってしまう、というのも本音なのですが、「これ以上同じことをされると困る……」「なんとか改善してほしい」という気持ちで送っています。けれど、これこそ相手への配慮を欠いた最たるものですよね、今は反省しています。

「やめてほしい」「改善してほしい」というときこそ、相手の事情に配慮した丁寧なメールにするべきです。お互いが本気で取り組んでいるビジネスならトラブルが生じることは避けられません。そんなときには「おー!喧嘩しようや!喧嘩!」と血気盛んな若者ではなく「ちょっと腰据えて話し合いませんか……?」と紳士的な大人として振る舞ってください。

自分のメールに自信があるわけではないので、私もマイナス評価を受けているかもしれませんが、個人的には多くのライターとやり取りをしているサグ―ワークスのスタッフさんにこそ「こんなメールは困る!」というエピソードをお話しいただきたいな、と思います。―――と、初めてリクエストして、今回の記事を終えたいと思います。

こぶたのまとめ

仕事につながるメールを書くときの3つのポイント

  1. 丁寧な挨拶文を心がけよう。最初に用件も書いておくとよりGOOD!
  2. 読んでいてイライラするメールはNG!見やすさを意識して
  3. 「ありがとうございます」「恐縮ですが」を適宜用いて相手を敬う!

みんなの感想文

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  • 対面して話すのとは違い、相手の顔が見えないメールは少し意識して文章を書く必要があるのだとわかりました。挨拶もない素っ気ない文章だと、威圧感を与えてしまうかもしれないですね。そんな相手だとメールのやり取りをするのが億劫になると思いました。特にビジネスにおいては、ルールを守る必要があると感じました。
  • あまり仕事でメールを使うことがないため、それほど意識してなかったのですが、この記事を読んでメールの大切さが分かったような気がします。普段はメールを使いませんが、もっと積極的にメールを活用しようと思いました。
  • 仕事でメールを使う機会が多いので役に立つ記事でした。普段何気なく使っているメールですが、気を付ける点が多々あることを知り、これからメールを使う時は気を付けたいと思います。メールを上手く活用し、仕事を得られるようにしたいです。
  • webライターとして活動する場合、メールでのやり取りが必須だと思います。最初に要件を書いたり、改行を適度に入れるなどの工夫と同時に、相手を敬うことも忘れてはいけないポイントだと知ることができて良かったです。
  • 社会人としてメールのやり取りは信頼関係を構築するうえで重要なことだと思いますが、相手に失礼のないよう、ビジネスマナーを心がけたいです。特に、目上の人にメールを送る際には、誤字脱字や敬語表現について、何度も確認をしたいと思います。
  • 感情を言葉にする難しさは日頃から実感しています。仕事では、メールと電話、直接会ってがバランス良くないと思い違いや誤解につながったことがあるからです。特に複数となればなおさらで、それだけにメールが上手な人は羨ましく感じます。
  • メールは文章だけでやり取りをするツールなので、相手に失礼のない文章を書きたいと改めて思いました。冒頭の挨拶文や、ありがとうございましたなどのクッション言葉が、ついつい抜けてしまうことが多いので、気をつけていきたいです。
  • いきなり用件から始まるメールを書いてしまいがちだと思いました。なので、しっかりと冒頭に挨拶文を書いて、丁寧なメールの文章を目指したいです。メールは文字で伝えるメディアなので、文章の印象が大切になってくると感じました。
  • メールの作法、テクニックによって人から信頼を失うことも多いので気をつけたいなと感じました。特に目上の方には不快にさせない丁寧な挨拶文を送れるように、内容も分かりやすくて明確に書けるよう心がけていきたいです。
  • 仕事上でのメールの使い方や書き方についての、常識的で一般的な内容の記事でしたが、はじめて知ることや新しい考えなどは特になかったため、参考にはなりませんでした。しかし、記事の構成の仕方や、「リクエストして記事を終えたい」という終わり方などは、ライティングの勉強になるな、と思いながら読めました。
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