初心者ライター必見！最低限覚えておきたいWord（ワード）の便利機能

Webライターの必需品と言えば“Word”。クライアントなどとの互換性を考えると、ワープロソフトは“Word”を使っている人がほとんどだと思います。インターネットで記事のやり取りをするWebライターなら、Wordで文章を打つことくらいは簡単にできるはず。でも、便利な機能を使えていない人はまだまだいるかもしれません。そこで、今回は超初心者ライターにおすすめのWordの機能をご紹介します。

文字の下に出てくる赤・緑の波線は何？

Wordで文章を打っていると、たまに赤や緑の波線が文字の下に出てくることがありませんか？もし、波線を見たことがないというのであれば、スペルチェックなど文章校正の機能が活かされていないのかもしれませんね。もちろん、まったく打ち損じをしなければ波線は出ませんから、ものすごく優秀なだけなのかもしれませんが、私の場合、いつもかなり波線に助けられています。ですから、赤や緑の波線をうまく活かすコツをご紹介します。

赤や緑の波線は文章校正のための機能を使うことで出てくるもので、赤い波線は、句読点が複数並んでいたり、文法的におかしな表記になっていたりする部分を見つけ出し「このままで大丈夫ですか？」と確認してくれるものです。

文字数の多い文章を最初から読み直してみても、自分の書いた文章だと意外と入力ミスを見落としてしまうものです。その点、赤い波線のところを注意してみるとすぐにミスを発見できます。英単語のスペルチェックもしてくれるので活かしておくと便利な機能です。

一方、緑の波線は文章の表記ゆれをチェックするものです。『表記ゆれ』とは、「データ」と「データー」、「ダイヤ」と「ダイア」のように同一の文章の中で違う表記をしていることをいいます。敢えてそのように違う表記の仕方をするときもありますが、複数の資料を見ながら文章を書いていくと間違えやすい部分でもあります。

「食べれる」というような『ら抜き言葉』や、「全然大丈夫」のような文法的に間違えている表現もチェックしてくれるという優れものですから、機能は消さずに活用するようにしましょう。特にブログなどに話し言葉で文章を書くことに慣れてしまっている人は、仕事で文章を書くときに非承認になりやすい部分です。機能は上手に活かして使いましょう。

文章校正機能を便利に使うには？

赤や緑の波線は1つ1つ手直ししていってもよいのですが、便利なチェックの仕方もあるのでご紹介しておきます。

赤や緑の波線がついた単語の上にカーソルを合わせて、右クリックしてみましょう。そうすると、なぜ波線が付いたのかという理由と、修正する候補の単語が出てきます。修正候補は1つのときも複数のときもありますが、その中から該当するものを選べばそれだけで修正が完了です。

修正が必要ない時は「無視」を選べば波線が消えます。表記ゆれは修正候補を選んだあと「すべて修正」をクリックすれば一気に統一できるためとても便利です。ただし、「入力ミス？」と聞かれるだけで修正候補の単語が出てこないこともあります。そのときには直接手で直すしかありませんが、そのようなときは一目で間違いがわかるくらいはっきりした入力ミスの場合がほとんどですよ。

ライターをするなら知っておきたい文字カウント機能

「既にライターとして仕事をしている人は必ず使っているはず！」というWordの機能に『文字カウント』があります。校閲のタブをクリックして文章校正のグループを見ると中にABC、123と書かれた『文字カウント』というのが出てきます。これをクリックすると、全体の文字数や単語数が表示されます。

全体の文字数はステータスバーの左下にも表示されていますが、部分的な文字数をカウントしたいときもありますよね？そのときは、範囲指定してからツールバーの文字カウントをクリックすると文字数がわかります。毎日使っているライターにとっては「あって当たり前」の機能ですが、よくよく考えてみると初心者から使えるかなり便利な機能の1つですね。
 
私はワープロ単体の機械があったころからワープロを使っているので、入力自体は早いのですが、どちらかといえばアナログ世代。Wordの便利機能については正直あまり詳しくありません。でも、私でも使いこなせている『文章校正機能』と『文字カウント機能』なら、超初心者ライターにも必要な機能ですし、使いこなしせるのではないかと思います。ですから、お仕事の文章を書くときにはぜひ活用してみてください。

▼サグーワークスでは記事のチェックをする校正のお仕事を担当してくださる方を募集しています。
詳しくはこちら