記事修正のやりとりが超ラクに！「Google ドキュメント」を活用しよう！

記事修正のやりとりは、ライターにも編集者にも負担が大きいものです。いちいち作成原稿をメールに添付して、メール本文を作成し、さらに修正指示が戻ってきたらファイルをダウンロードして確認と繰り返していては時間がいくらあっても足りません。

そんなときに活用したいのが、Googleが提供するサービスの一つであるGoogleドキュメントです。Googleドキュメントを上手に活用すれば、編集者との面倒なメールのやり取りから解放され、時間も労力も節約できますよ。ここでは、Googleドキュメントのメリットや使い方などを紹介します。

Googleドキュメントとはどんなもの？

Googleドキュメントとは、「Google Apps for work」の中のワードプロセッサ機能を持つアプリケーションのことです。オンライン型のワードプロセッサのため、タブレットやパソコンなどから場所を問わずにドキュメントにアクセスして編集が可能で、さらにオフラインで使用することもできます。

それだけではなく、ドキュメントを複数ユーザーで共有して同時に作業したり、チャットによるやりとりをしたりすることも可能です。

Googleドキュメントをライターが使うメリット

Googleドキュメントをライターが使うメリットは、何と言っても編集者や校正担当者とのやりとりが簡便になるところです。通常、マイクロソフトのWord（ワード）などで作成したドキュメントに対して編集や修正作業が発生した場合、まずライターがメールなどにドキュメントファイルを添付して編集者に送信します。

その後、編集者や校正担当者から修正指示などが記載されたメールが送られてきた場合はそれに対応して、再度送信するといった流れが繰り返されます。一度のやりとりで済めばそこまでの労力はかかりませんが、何往復もメールが飛びかう事態になった場合は、かなりの時間が消費されることになるでしょう。そんなとき、Googleドキュメントを使用していれば校正担当者からの修正指示も確認しやすいですし、リアルタイムで修正内容が反映されます。

また、全ての変更内容が保存されているため、間違えて変更してしまったとしても変更履歴から過去のバージョンを確認できるのも大きなメリットです。日付や変更ユーザーで並べ替えすることも可能なので、いちいちタイトルを変更して旧バージョンのファイルを保存しておく手間も省けます。

Googleドキュメントを使い始めるには？

Googleドキュメントは、Googleが提供するGoogleドライブに含まれるサービスの一つです。そのため、使い始めるにはまずGoogleアカウントを作成しなければなりません。Googleアカウントを1つ持っておけば、Googleが提供するその他のサービスも利用できるようになりますので、作っておいて損はありません。Googleアカウント作成後、パソコンからGoogleドキュメントのホーム画面を開き、新しいドキュメントを作成しましょう。

Googleドキュメントで作成したファイルは、全てGoogleのサーバー上に自動で保存されます。Googleドキュメントは基本無料で使用できるアプリケーションですが、保存容量に制限があります。1アカウントで利用できる保存容量は、Googleが提供するサービス全体で15GBまで。それ以上に容量が必要になった場合は、有料で追加容量を購入しなければならない点に注意が必要です。

Googleドキュメントの便利な使い方

ライターが編集者などとドキュメントを共有するためには、まず共有ファイル内で相手のGoogleアカウントを設定したメールアドレスを入力します。共有相手にどこまでの権限を持たせるか設定することもできるため、ドキュメントへの不要な上書きをあらかじめ予防することもできます。

編集作業の際は、コメント機能や提案モードが便利です。コメント機能は、修正が必要な箇所を選択すると画面右側に吹き出しマークが表示され、その中に修正指示などを書き込める機能です。文中へ直接追記されないので、大まかな指示を受けるときに重宝します。一方、提案モードは文中に取り消し線や追記を直接表示できる機能です。修正箇所が一目瞭然で、どのように修正すべきか具体的に把握しやすくなるというメリットがあります。

作業に集中したい場合は、Googleドライブにアクセスして設定画面からオフラインで作業できるように設定しましょう。ただし、オフラインでの作業内容はオンラインになったタイミングで一気に同期される点に注意が必要です。パソコンだけではなくタブレットなどからも編集作業を行った場合に、変更が重なってしまう可能性もあります。オフライン作業の際は、別端末での同期タイミングに気をつけるようにしましょう。

このほか、Googleが提供する他のサービスとの連携も可能ですし、作成したドキュメントをWordやPDFの形式に指定してダウンロードすることも可能です。Wordやテキストファイルをメールでやり取りすることに煩わしさを感じているのであれば、一度Googleドキュメントを試してみても良いかもしれませんね。