人間関係を円滑にするためには伝え方が大切！「きちんと伝わるわかりやすい説明」

仕事のできる人とできない人の違いのひとつにコミュニケーション能力の高さがあります。

たとえば全く同じ商品の説明をするにしても、コミュニケーション能力が高い人の話は非常に興味深く面白いため相手の心を簡単につかんでしまいます。一方でコミュニケーション能力が低い人では何を言っているのかさっぱりわからないため相手の心をつかむことができません。この差はなぜ生まれるのでしょうか。

実はすべて説明が上手いか下手かで決まってしまうのです。今回は円滑なコミュニケーションに欠かせない上手な説明のしかたが身に付く本をご紹介します。

あなたの説明は相手に伝わっている？

そもそも説明とは相手がいて成立するものです。一方的に話すことは説明とはいいません。しかし残念なことに多くの人は一方的に話をすることを相手に対してきちんと説明したと考えてしまいがちです。そして相手が理解していないことを相手の理解力のせいにしてしまいます。説明とは自分の話したことが相手に届くことであることを前提として考えなければなりません。そのためには相手が理解できるように話すことを常に心がけるようにしましょう。

「きちんと伝わるわかりやすい説明」では、説明をするときは常に相手の立場になって考えることが重要と紹介されています。たとえばミスをしたとき、言い訳は潔くないといわれていますがそれはなぜでしょうか。言い訳とは相手の怒りに対して自分自身の保身のために行うことだからです。しかし、相手の立場になって考えた場合、なぜそのようなミスを犯してしまったのか、次からはどうするべきなのか改善策を知りたいわけです。自分のミスを素直に謝り、今後どう対処していくかをきちんと伝えることができれば相手を不快にすることはありません。

わかりやすい説明のポイントとは

この本の中では相手に伝わる説明には20のスキルが必要だと紹介されています。20もあるのかとうんざりしてしまうかもしれませんが、どれも難しいものではありません。たとえば、「簡潔に話すことを意識する」「説明に長い前置きは不要」「詳しすぎる説明は有難迷惑」など、とにかく説明は極力シンプルにまとめることを基本としています。説明の下手な人ほど話がまわりくどく、やたら長いという経験はないでしょうか。長々と説明することで説明を受ける相手の集中力は途切れてしまいます。メリットを前面に出してすぐ本題に入るほうが相手の時間を無駄にしません。

相手の理解力をあげるポイントとは？

わかりやすい説明をするためには相手への伝わり方も大切です。相手の理解力を深める説明のポイントのひとつとして紹介されているのが「数字を使ってイメージさせるコツ」です。具体的な数字をあげて説明することでイメージがつかみやすくなり、聞き手の理解を深めることができます。また、ふたつのものを対比して特徴を明確にすることも理解を深める手段として有効です。たとえば去年と今年の降雨量の違い、A社とB社の商品の金額の違いなど、異なるふたつを比較することで問題点が浮き上がって見えてきます。このように、説明を行うときは相手に具体的なイメージを与えることが大切なのが良くわかります。

説明力を磨いてコミュニケーション力をアップさせよう！

私たちは毎日の生活の中でも常に誰かに説明をしながら生きています。子どもがお母さんに今日起こった学校でのできごとを話して聞かせることも説明のひとつです。毎日の会話の中で少しずつ実践することで説明力は身に付きます。会話が苦手だから、人と接するのが苦手だからという人は説明力に自信がないからなのかもしれません。

わかりやすい説明のポイントはいろいろありますが、最も大切なことは相手の立場に立って考えるということです。自分のために伝えるのではなく、どうやったら相手にわかりやすく伝えることができるのか考えて話してみましょう。長々と言葉を重ねるよりも、シンプルな言葉の方がしっかり伝わります。この本を参考にわかりやすい説明の方法を学んでみましょう。