作成した記事はバックアップしよう！データは複数の方法で残すことが大切

在宅ワークをする人の間で「webライター」としての働き方が注目されています。webライターの大きな魅力は、すべてのやり取りがインターネット上で可能な点です。そのため、記事を送るために郵便局まで走らなくても済むのがうれしいですよね。

一方、何らかの原因でデータが壊れるかもしれません。その結果、記事作成に支障をきたすだけでなく、クライアントに迷惑を掛けるリスクもでてきます。それを防ぐためにデータをバックアップする必要があります。

ここでは、データをバックアップする重要性と、おすすめの方法についてまとめました。

納品後のデータ確認に役立つ

クライアントから依頼された記事を納品することで、webライターの仕事は一区切りになります。また、その件に関して、クライアントから連絡がこない限り安心してよいでしょう。ただし、メディアに掲載された後、何らかの変更が発生するかもしれません。その結果、クライアントから修正依頼がくることも少なくないのです。

そんなとき、納品したデータを保存しておくと迅速に対応できます。また、クライアントから指摘された箇所と自分が納品した内容とが異なるときは、保存したデータが役立ちます。データを残しておくことで、納品時の内容はもちろん、保存した日時がわかるメリットも大きいといえます。

データ修正のとき最初にするべきこととは

データ修正は作成済のファイルを元に行っていきます。そのためには、まず手持ちのファイルを開き「名前を付けて保存」をします。このように、修正作業に取り掛かる前に新しいファイルをつくることがポイントです。また、名前を付けるときは元のファイルとは変える必要があります。たとえば、次のようにするとわかりやすくなるでしょう。

・元のファイル：子猫の育て方
・新規ファイル：【修正】子猫の育て方

データを保存した後はファイルを閉じて、ファイルが2つ存在することを確認しましょう。その後、「【修正】子猫の育て方」のほうを開いてデータ修正を進めていきます。記事修正用のファイルをつくっておくと、途中で「上書き保存」して終了しても大丈夫です。

元のファイルを開いたままの状態で作業を行い「上書き保存」すると、前回納品した記事の内容はもちろん、日時までも変わってしまいます。そのようなうっかりミスを防ぐためにも、最初に新しいファイルをつくる方法をおすすめします。

データはバックアップしておこう

作成したデータはパソコン上だけでなく、外部記憶媒体にも残しておきましょう。バックアップに使うものとしてCD、DVDやハードディスクドライブ（HDD）はよく知られています。これらのうち、どれがよいのかは一概にはいえません。容量が大きいほうが多くのデータを残すことが可能です。

ただし、保存した外部記憶媒体などが壊れてしまうと元も子もなくなります。そのようなリスクを防ぐためには、保存するファイルを小分けすることが大切です。空き容量が多いともったいなく感じますが、大事なデータを守るためだと割り切りましょう。なお、データの保存方法などについては、パソコンメーカーサイトなどでの確認をおすすめします。

また、作成したデータを印刷しておくことで「紙資料」として残せます。もし、保存したCDなどにトラブルが発生したときは、印刷した内容を元にデータを作成できるメリットもあります。

オンラインストレージも活用しよう

データの保存先として、オンラインストレージの活用も考えましょう。こちらは、インターネット上で保存できる点に大きな特徴があります。もし、パソコンにトラブルが起きたときには、別のパソコンからアクセスできます。また、CDなどを用意しなくても保存できる点でも注目されています。

なお、オンラインストレージにはいろいろなプランがあります。そのため、データの容量や使用目的などに合わせて選ぶとよいでしょう。無料と有料、どちらにするのかもポイントになります。もちろん、利用に際してはセキュリティ面でのリスクを意識することも大切です。