情報を分かりやすく伝えるために覚えておきたい“6W2H”と”5W1H”

日常生活において、私たちは当たり前のように、昨日あった出来事などを親しい人に伝えることができますよね。しかし、同じように「昨日あった出来事」をテーマとした場合でも、文章を書くとなると、戸惑ってしまうのではないでしょうか？

あるいは、わかりやすい文章を書けないと悩まれる人もいるかもしれません。その原因はさまざまなものが考えられますが、話し言葉と違い、書き言葉には“制約”があると感じるからではないでしょうか？　「5W1H」、「6W2H」もそのような“制約”の1つでしょう。

5W1H,6W2Hって？

まずは、よく耳にするであろう、「5W1H」の方からご説明します。「5W1H」とは、「When（いつ）/Where（どこで）/Who（だれが）/What（なにを）/Why（なぜ）」という5つのwと「How（どのように）」という1つのhをまとめた情報伝達のポイントのことをいいます。
ビジネスメールにおいても5W1Hを意識することで、連絡漏れを防げるといわれています。

「6W2H」とは、「5W1H」に「Whom（誰に）」と「How much（いくら）」の2つを加えたものです。ちなみに「6W3H」になると、「How many（いくつ）」が絡んできます。

6W2Hを意識して実際に書いてみた！　どれがわかりやすい？

6W2Hのいずれの要素にも触れていない文章を考えることは逆に難しいかもしれませんが、ここではあえて6W2Hに①全く触れていない文章と②半分近くの要素に触れた文章と③可能な限りすべてに触れた文章の3つを提示してみましょう。

1つめの文章は、話し言葉に近いですよね。聞き手がいて、「何があったの？」、「いつの話？」、「どんな功績？」など質問してもらえなければ、話し手の言いたいことは伝わらないでしょう。このため、質問者（聞き手）の存在を前提としていない、Web上の記事には適していないのです。

2つめの文章はどうでしょうか？ 最低限、言いたいことは伝えられています。しかし、3つめの文章と比べると簡潔で、あまり興味を惹かれないのではありませんか？　「そうなんだ……」、この程度の感想しか抱けないという方も多いかもしれません。

これに対して、3つめの文章は、「どうやって取引を成功させられたのか？」等、いくつか質問してみたいことが浮かんでくるのではないでしょうか？

ただ、ここでご注意いただきたいのが「6W2H」の各要素に触れることが必須ではないということです。
自分の情報ならともかく、それに該当する部分の情報を知っているとは限りませんし、その情報がマイナス要素であれば記事全体の説得力を失わせてしまいかねません。この場合、触れないという選択肢も個人的には十分にありえると思うのです。

また、どの要素にどの順番で触れるべきなのかが決まっているわけではありません。情報の性質や相手方の特性などから柔軟に判断していくべきでしょう。

5W1H,6W2Hにこだわることのメリット

「5W1H」や「6W2H」は、先述したとおり情報伝達のポイントです。つまり、この点に意識を向けることで情報をわかりやすく伝えられるということなんですね。

ここにいう「わかりやすさ」には、2通りの意味があります。それは、相手にとってわかりやすいということ、そして、自分自身にとってもわかりやすいということです。
散らばっている情報を「5W1H」や「6W2H」の形で整理していくと、何をどの順番で伝えるべきかをすぐに理解できるようになります。このように自分自身にとってもメリットが大きいですので、「5W1H」や「6W2H」は“制約”ではなく武器となるべきものだといえます。

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