情報を分かりやすく伝えるために覚えておきたい“6W2H”と”5W1H”
日常生活において、私たちは当たり前のように、昨日あった出来事などを親しい人に伝えることができますよね。しかし、同じように「昨日あった出来事」をテーマとした場合でも、文章を書くとなると、戸惑ってしまうのではないでしょうか?
あるいは、わかりやすい文章を書けないと悩まれる人もいるかもしれません。その原因はさまざまなものが考えられますが、話し言葉と違い、書き言葉には“制約”があると感じるからではないでしょうか? 「5W1H」、「6W2H」もそのような“制約”の1つでしょう。
5W1H,6W2Hって?
まずは、よく耳にするであろう、「5W1H」の方からご説明します。「5W1H」とは、「When(いつ)/Where(どこで)/Who(だれが)/What(なにを)/Why(なぜ)」という5つのwと「How(どのように)」という1つのhをまとめた情報伝達のポイントのことをいいます。
ビジネスメールにおいても5W1Hを意識することで、連絡漏れを防げるといわれています。
「6W2H」とは、「5W1H」に「Whom(誰に)」と「How much(いくら)」の2つを加えたものです。ちなみに「6W3H」になると、「How many(いくつ)」が絡んできます。
6W2Hを意識して実際に書いてみた! どれがわかりやすい?
6W2Hのいずれの要素にも触れていない文章を考えることは逆に難しいかもしれませんが、ここではあえて6W2Hに①全く触れていない文章と②半分近くの要素に触れた文章と③可能な限りすべてに触れた文章の3つを提示してみましょう。
①全く触れていない文章
先日、非常に嬉しいことが起きた。私の功績がついに認められたんだ。
②半分近くの要素に触れた文章
2015年12月18日、私は奨励賞を受賞した。
③可能な限りすべてに触れた文章
2015年12月18日に開催されたセレモニーで、奨励賞を受賞したのは、私だ。SG商事との1億円を超える大口の取引を成功させることができたからだろう。
1つめの文章は、話し言葉に近いですよね。聞き手がいて、「何があったの?」、「いつの話?」、「どんな功績?」など質問してもらえなければ、話し手の言いたいことは伝わらないでしょう。このため、質問者(聞き手)の存在を前提としていない、Web上の記事には適していないのです。
2つめの文章はどうでしょうか? 最低限、言いたいことは伝えられています。しかし、3つめの文章と比べると簡潔で、あまり興味を惹かれないのではありませんか? 「そうなんだ……」、この程度の感想しか抱けないという方も多いかもしれません。
これに対して、3つめの文章は、「どうやって取引を成功させられたのか?」等、いくつか質問してみたいことが浮かんでくるのではないでしょうか?
ただ、ここでご注意いただきたいのが「6W2H」の各要素に触れることが必須ではないということです。
自分の情報ならともかく、それに該当する部分の情報を知っているとは限りませんし、その情報がマイナス要素であれば記事全体の説得力を失わせてしまいかねません。この場合、触れないという選択肢も個人的には十分にありえると思うのです。
また、どの要素にどの順番で触れるべきなのかが決まっているわけではありません。情報の性質や相手方の特性などから柔軟に判断していくべきでしょう。
5W1H,6W2Hにこだわることのメリット
「5W1H」や「6W2H」は、先述したとおり情報伝達のポイントです。つまり、この点に意識を向けることで情報をわかりやすく伝えられるということなんですね。
ここにいう「わかりやすさ」には、2通りの意味があります。それは、相手にとってわかりやすいということ、そして、自分自身にとってもわかりやすいということです。
散らばっている情報を「5W1H」や「6W2H」の形で整理していくと、何をどの順番で伝えるべきかをすぐに理解できるようになります。このように自分自身にとってもメリットが大きいですので、「5W1H」や「6W2H」は“制約”ではなく武器となるべきものだといえます。
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こぶたのまとめ
“5W1H”と”6W2H”を意識することで、伝わりやすい文章になります。
5W1H
When(いつ)/Where(どこで)/Who(だれが)/What(なにを)/Why(なぜ)
6W2H
When(いつ)/Where(どこで)/Who(だれが)/What(なにを)/Why(なぜ)
Whom(誰に)/How much(いくら)
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みんなの感想文
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- 5W1Hは良く聞いていて知っていましたが、6W2Hについてはこの記事で初めて知りました。それだけでも読んだ価値があったと思います。また、それと文章作成のテクニックとを合わせて解説してくれていて分かりやすかったです。
- 5W1Hは知っていましたが、6W2Hは初めて知りましたので、とても勉強になりました。これからは、6W2Hについて考慮したいと思いました。このような記事を拝読すると、今まで知らなかったことが分かりますから、参考になります。
- 私自身「6W2H」について知らなかったので、伝わりやすい文章の構成を知ることができ勉強になりました。実際に「6W2H」を使った文章とそうでないものでは、分かりやすさが全く違っていたので、今後の文章作成で参考にしたいです。
- どうやったら人に伝わる文章を作れるのかのヒントが書いてあったので参考になりました。基本的なことを考えることで、今までよりも人に伝えることができるので、ライティングのスキルアップにも繋げることができると思いました。
- 5W1Hは知っていましたが、6W2Hは初めて知りました。説明だけでなく、6W2Hの要素に触れている割り合い別に3つの文章が提示されているので、自分がどの程度6W2Hの要素に触れられているのかがわかりやすかったです。
- ライティングを続ける上で5W1H、6W2Hは押さえるべき重要なポイントです。リーダーに何を伝えたいのかの基本となるべきものだと思います。ポイントとなる除法については5W1H、6W2Hを意識していきたいと思います。
- 5W1Hはよく耳にしたのですが、6W2Hは初めて聞きました。なるほど、これでいかに読者にわかりやすい文章を表現できるかの幅が広がるんですね。文章の魅力も膨らみますし、なにより読者にとって有益な情報が増えることが素晴らしいです。
- 5W1Hと6W2Hを意識して文章を書くのは、今後ライターを続けるにあたって大幅にスキルアップできるなと感じ頑張りたいなと思いました。情報の性質や読み手の立場を考えて柔軟に文章が書けるよう経験を重ねていきたいです。
- 5W1Hは学校の授業で習いましたよね。英語の授業の基礎だったはずです。基礎ということは、それだけ重要だということだと思います。確かに 5W1Hがしっかりと書かれていると、どういう内容かイメージしやすいですよね。自分が文章を書く時も意識したいと思いました。
- 5W1Hというのはよく耳にする言葉です。でも私にとっては、6W2Hというのはここで初めて見たもので、とても有益な情報でした。そして6W2Hの全要素が必須ではなく、必要に応じて選択するべきというのも、たいへん参考になりました。