納品後のデータはどうしてる？バックアップが欠かせないワケ

納品後、作成した記事データは用済みなので捨ててしまうという習慣が身についているなら、すぐにでもバックアップを行うように切り替えましょう。ライターの仕事は納品が完了したからといって、すべて終わりというわけではありません。データのバックアップは不測の事態が起きたときに、クライアントからの信頼や自分自身の身を守るために必要です。ここでは、保存したデータが活躍する場面と、実践しやすいバックアップの方法をご紹介します。

メディア掲載後にトラブルがあったとき

あってはならないことですが、納品してメディアに掲載された後にクライアントから間違いの指摘があったとします。webに掲載するデータなら、修正した内容を迅速に再掲載する必要があるでしょう。ライターはクライアントの指示に従って直しを行います。

修正の際、クライアントから以前納品したデータを送ってくれるようなことがあるでしょうか。おそらくその可能性は低いと思われます。クライアントはデータをライター自身で保管していることを前提に話を進めるでしょう。クライアントは急いでいるというのに、ライターがデータを紛失してもたついているようでは今後の仕事に対する信用を失ってしまいます。

クライアントがデータを紛失してしまったとき

クライアントがなんらかのミスをして納品データを削除してしまうことも考えられます。そうなったとき、多くのクライアントはライターに再度同じデータの送付を希望するでしょう。納品した途端にデータを削除してしまうライターがいることはクライアントにとって想像しにくいことなのです。クライアント側の不手際であっても、要求されたときにもう消してしまったとは答えにくいのではないでしょうか。ここでスムーズに相手の要求に応えることができれば、クライアントから感謝の気持ちを受け取ることができ、仕事の依頼のリピートにもつながるかもしれません。

報酬が支払われないとき

納品を済ましたというのに、クライアントから一向に報酬が支払われないときのことも考えてデータのバックアップは必要です。納品したデータと合わせて、クライアントと打ち合わせしたメールがあればそれも保存しておきましょう。クライアント側が支払い期日を間違えていたり、既に支払いを終えたと勘違いしていたりする可能性もあります。

しかし、故意的に支払いを無視される場合には、ライター自身がクライアントから確かに依頼を受けたことや、依頼に従ってデータの作成を行ったことを証明しなくてはなりません。証明するためには納品データが手元に残っていると有利になります。泣き寝入りすることにならないよう、証拠をきちんと揃えて受け取るべき報酬を受け取りましょう。

データのバックアップはこうして行う

納品データを保管しなくてはならないとわかっていても、ライターとして年数を重ねていけば作成したデータの数は膨大になります。いつまでもパソコンの中に保存していては容量が不足する一方です。その上、物はいつか壊れます。パソコンが前触れもなく突然故障してしまった場合、中に保存していたデータも一瞬で消え去ってしまいますから、何か他の打開策を考えなくてはなりません。

そこでおすすめしたいのがオンラインストレージです。Google DriveやDropboxが有名です。こういったオンラインストレージに保存することを習慣づけていれば、パソコンが壊れた場合も別端末からオンラインストレージにアクセスすれば良いのでデータに傷はつきません。クライアントごとに納品データをフォルダ分けするなど、後で見直すときに保管場所がわかりやすいよう整理しましょう。無料版は容量制限が施されていることが多いので、より機能を充実させたいなら有料版にアップグレードすると良いでしょう。