メールだよ！webライター集合！ビジネスメールのキホンは「宛先」にアリ？

ビジネスにおいて、メールのやりとりは基本的な業務の一環といえますが、webライターにとってもそれは例外ではありません。クライアントから仕事を請け負い、関係を継続していくためには、スムーズな情報伝達は欠かせません。そのためには、メール機能の知識やマナーが求められます。

メールを効率よく扱うことが、できるwebライターに近づく第一歩となるでしょう。まずはその基本ともいえる、「To・Cc・Bcc」について研究していきましょう。

これが一番オーソドックス！「To」の使い方

メールの返信や送信をする際に、おそらく一度は目にするのが「To」の文字。「これ、何の意味？」とわからないままにとりあえず使用している人もいるかもしれません。この「To」は和訳すると「目的に向かって到着する」という意味合いがあります。それが転じて、メール機能上は「宛先」の意味を示しています。

この「To」のスペースには、メールを送信したい相手のアドレスを入力します。それにより、メッセージをダイレクトに相手に送ります。このやりとりは、メッセージを送る「自分」と受け取る「相手」のお互い1対1の形式になっています。例えば、個人に仕事を依頼したい場合には、この「To」を使って直接メッセージを送る場合があります。逆に、クライアントに直接連絡するときに使用することもあるでしょう。この「To」の形式は、メール機能のなかでもより確実性の高いコミュニケーションであるといえます。

これで情報共有もラクラク！便利な「Cc」機能！

「To」はメールに詳しくない人でも使用することはあるでしょうが、「Cc」については「見たことはあるけれども、実際使ったことはない」というような人が多いのではないでしょうか。「Cc」は「Carbon Copy」の略語です。直訳すると、Carbonとはカーボン紙、つまり複写紙を指しています。それをコピーするという意味になります。それが転じて、メールにおいては内容の複写という機能を表す言葉として使われています。

スマホで「LINE」というSNSアプリを用いている人は多いことでしょう。その機能のひとつである「グループライン」がメールにおける「Cc」とほぼ同じようなモノといえます。メインの送信先には「To」の欄にアドレス入力しますが、その他に情報を共有しておきたいという場合は、他のアドレスを「Cc」欄に入力しておきます。すると、メインの送信先以外にも「Cc」に含まれているアドレスにも同じ内容が同時に送信されます。「Cc」は、情報を効率的に共有したいときに最適なメール機能といえます。

しっかりプライバシー保護！「Bcc」のブラインド機能

情報共有が瞬時に可能な「Cc」ですが、これにはある特徴があります。それは、メールを受け取った人全員が「Cc」欄のアドレスを見ることができるという点です。例えば、AさんとBさんのやりとりがメインで、他にC・Dさんがいたとしましょう。AさんがBさんに対してメールを送る際に、「Cc」欄にC・Dさんを入力して送ると、BさんはそのメールのCc欄にC・Dさんのアドレスを見ることができます。Cさんは、宛先欄のBさんとCc欄のDさんを確認できます。Dさんも、AさんからBさんに送られたメールが、Cさんにも行き渡っているとわかります。

このCc欄に乗せたアドレスを伏せてメールの内容を共有できる機能が、「Bcc」です。この欄にアドレスを入力しておけば、誰が同じ内容を共有しているのかわからなくなります。先の例えでは、C・Dさんの関わりがBさんにわかりません。C・Dさんも、お互いに関わっていることがわからなくなります。第三者の関わりを伏せて情報共有ができる機能がBccの特徴といえます。

下手すりゃ大事故！？メールのミスが情報漏洩に！

これら「To・Cc・Bcc」をwebライターの仕事に当てはめて考えたときに、どのようなリスクがあるかを考えてみましょう。webライターがクライアントにリアクションをする際、複数のクライアントに同様の内容を伝達するケースがあります。このとき、クライアント同士が知り合いで情報共有しあえる関係であれば、Ccを使用できます。しかし、まったく関係ない人であれば、Ccを使ってしまうと「知らないアドレスがCc欄に乗っている！」「自分のアドレスとメールのやりとりが知らない人に漏れている！」と思われかねません。

これは、もう立派な情報漏洩ですね。このような事態になると、クライアントからの信頼性を一気に失うはめになります。webライターの仕事は信頼ありきです。基本的な機能はしっかり把握したうえで、効率的かつ確実な仕事を心がけましょう。

一字一句正確な入力を… アドレスはクライアントとの大事な架け橋

webライターの仕事は、直接足を動かして営業することもありますが、多くがweb上のやりとりで完結します。webライターが仕事を獲得するためには、クライアントとのファーストコンタクトが非常に重要になってきますが、そのコミュニケーションは主にメールを通して行われます。その際、絶対に取りこぼしてはいけない情報とは何か。それは、アドレスです。

電話番号も把握できていないパソコンだけでのやりとりでは、クライアントのメールアドレスが自分とクライアントを結びつける唯一の架け橋になるのです。そのため、アドレスの入力はコンマやドットなど細かい文字、一字一句間違いのないようにしていくことが求められます。せっかく手に入れた仕事が台無しにならないよう、確実にアドレスを管理しましょう。