webライターなら知っておきたい！メール上のビジネスマナー

webライターの仕事は、普段編集者の人とメールを使ってやり取りをすることが多いです。また、一般的なメールと違い、「チャットワーク」などのツールを使って迅速に対応できることも多いため、意思疎通も取りやすくとても便利でしょう。

しかし、メールといった文章での連絡は、言い回しによって良くも悪くも印象を残します。基本的に、メール連絡ではビジネスマナーを使った丁寧な言葉づかいがポイントになります。どのようなものか、詳しく見て行きましょう。

webライターにはメール連絡が必須！

webライターの仕事は、ライターへの仕事を手配しているソーシャルサイトを通じて仕事をもらうか、HPやブログを書いてほしいといった会社から直接仕事をもらうことが多いでしょう。いずれにせよ、その仕事の納期はいつまでか、内容はどのような感じか、文字数はどの程度かなど、発注者である編集者と打ち合わせをすることが必要です。こうしたやり取りは電話でも可能ですが、webライターと発注者が時間を合わせて電話で会話することはなかなか難しいでしょう。

その点、チャットワークなどの機能があれば、いつでも都合の良いときに打ち合わせができます。webライターにとってメール連絡は非常に重要なものであり、今後仕事を続けていけるかどうかは、メール上でのやり取りにも関わってくるでしょう。

まずは鉄板の「導入」を覚えよう

編集者とのメールは、仕事を頂いているわけですから「ビジネスメール」となります。友達へのメールのように「こんにちは」とか「元気？」なんていう導入は使ってはいけません。ビジネスメールでの一般的な導入は「お世話になっております。」という言葉です。

これは、普段から連絡を取り合っている会社なら、まず書き添えたい言葉です。その他にも、初めてやり取りをする会社には「はじめてご連絡いたします。○○と申します」といった導入や、「突然のメールで失礼いたします」といった言葉でもいいでしょう。普段から付き合いのある相手には「平素よりなにかとお心にかけていただき…」と言った導入でもいいですが、やや堅苦しい印象を与えるかもしれません。

何度かメールで連絡を取る関係になったら「お世話になっております。」といったシンプルな導入でいいでしょう。

間に合わない、忘れていた…謝罪したいときはどうする？

多くの仕事を抱えるwebライターは、納期に間に合わない、うっかり仕事をもらっていたのに忘れていた、なんていう事もあるでしょう。もしくは、仕事をもらったけれどやっぱりできなかった、なんていう事もあるかもしれません。こうした自己都合により相手に迷惑を掛けてしまった場合、メールでしっかりと謝罪をしなくてはなりません。

「深く反省しております」「謝罪いたします」「多大なるご迷惑をおかけして、お詫びの申しあげようもございません。」といった内容です。謝罪メールはなるべく早く、素直に謝ることが大切です。そのうえで、今後はどうするか、失敗に対してどう対処をするか具体的に提案をしましょう。

目上の人と会話をするつもりでメールをしよう

ビジネスメールと聞くと、とてもかしこまった言い方をイメージするかもしれません。確かに「格別のご厚情を賜り、厚くお礼申しあげます。」とか「心機一転、業務に奨励する所存でございます。」などといった、非常に丁寧な言い方もあります。しかし、ここまでかしこまったメールだと、受け取った相手も困惑してしまうかもしれません。仕事上のメールは、目上の人と会話をするイメージで文章を打てば大丈夫です。

納期を延ばしてほしいといった連絡も、目上の人に対してなら「大変申し訳ございませんが、納期を延ばしていただくことは可能でしょうか？」といった、わかりやすくも丁寧な文章になります。webライターは直接編集者と会う機会はなかなかありません。それだけに、メールでのやり取りはとても重要です。丁寧かつ頻繁なやり取りをメールですることにより、今後の信頼関係を深めていくこともできるでしょう。