読みやすい文章を書くための技法まとめ

日常的に文章を書く機会が多い方の中には、出来るだけ読みやすい文章を書けるようになりたいと思っている方が多いのではないでしょうか。
ビジネスの場でも直接口頭でやり取りをするよりはメールを使用することが増えています。

文章を書く上で大切なのは自分が伝えたいことが相手にしっかり伝わっているのかということですよね。そのためには読みやすい文章を書くスキルは不可欠です。

ここでは、そもそも読みやすい文章とは何か、読みやすい文章を書くためにはどの点に注意すれば良いのかを中心にご紹介していきますので、気になる方はぜひ参考にしてみてくださいね。

そもそも読みやすい文章って？

「読みやすい文章」と考えた時、どのような文章をイメージするでしょうか。一般的に「読みやすい文章」というと、スラスラと読み進めるられて、その文章の内容を確実に理解出来る文章のことを指します。

例えば、リズム良くスラスラと読み進めるためには、難しい漢字や言い回しが少ない、同じ単語や語尾が使用されていない、接続詞が適切に使用されていることが必要になります。

また、読み手に正確に文章の内容を伝えるためには、読み手が理解しやすい文章の構成になっているか、表現がまわりくどくなっていないか、といったポイントが大切です。

読みやすい文章を書くために押さえるべきポイントはたくさんありますが、文章を書く練習を繰り返すことで誰でも読みやすい文章を書くことが出来るようになります。

大切なのはそのポイントをしっかりと理解して文章を書けているのか、ということです。

「誰が」読むのかを考えよう！

読みやすい文章を書くにはどのような読み手が対象なのか、しっかりとイメージしておくことが大切です。

文章を書いている最中は神経が高揚状態になっているため、つい書き手の意識が強くなってしまいがちですから、これは特に気をつけたいポイントですよね。

読みにくい文章を防ぐためには、書いた文章を読み返す時には書き手という意識を捨て、読み手の一人に立って読み返すことが大切です。そうすることで書いている最中には気がつかなかった、理解しにくい表現や難しい単語、不適切な接続詞などにも気がつくことが出来るようになります。

また、この時には必要であれば一度書いた文書を大きくリライトすることも必要です。せっかく書いたのに勿体ないと考えてしまいがちですが、大切なのは自分だけが満足出来る一人よがりの文章を書かないことです。

「この文章は読み手の役に立つか」ということを常に忘れず、文書を書くようにしていきたいですね。

最後までテンポよく読んでもらう方法

最後までテンポよく読んでもらうために必要なポイントは大きく分けて3点です。

まずは大切なのは接続詞がどれくらいの頻度で使われているのかということです。接続詞は文章をスムーズにつなげるためには不可欠なものですが、使い過ぎると文章の流れを悪くしてしまいます。接続詞の使用に悩んだら、思い切って使わないという選択を取ることも大切です。

次に大切なのは、ひらがなやカタカナ、漢字、句読点の使い方になります。読みやすい文章を書くためには、あえて漢字をひらがなにしたり、ひらがなをカタカナに直すことが必要になります。文章全体の雰囲気を考慮し、最も読みやすいと感じる文字を選択するようにしましょう。

句読点の使い方も大切なポイントです。読点は読む場合の息継ぎになりますから、あまりにも多用し過ぎるとスムーズに文章を読み進めることが出来なくなってしまいます。

また、一文が長すぎて句点の使用が少ない場合も読みにくさを感じる原因になりますから、文章が長いなと感じたら、句点で文章を短く区切るようにしましょう。

そして忘れてはいけないのが語尾の使い方です。同じ語尾が少なくとも3回繰り返されると読むテンポが崩れ、だらしない文章という印象を与えがちです。「です・ます」調で書く場合は、「です」「ます」「でしょう」「ください」などをバランス良く使用し、読み手のリズムを崩さないように注意してくださいね。

読みやすい文章は構成が重要！

読みやすい文章のためには、構成も非常に重要になります。人に何かを伝えたいと思ったら、まずは結論から先に述べることがポイントです。そうすることで、この文章の目的や意図、主張がはっきりし、読み手もその文章を理解しやすくなるのです。

このように、結論から先に書き出す文章作成法をPREP法と呼びます。

まず「POINT:導入結論」を書き、読み手にこの文章の主要点を伝えます。次に「REASON：理由」を書き、どうしてそのような結論が導かれたのかを伝え、「EXAMPLE：具体例」にてその理由についてを補完するのです。

最後に「POINT：最終結論」を書いてその文章をまとめます。

文章を書く際にはつい結論を先に書いてしまうのをためらいますし、結論が分かってしまってはその後の文章を読んでもらえないのではないかと不安に感じることもあります。ですが、現在はWebを検索すればたくさんの情報が出てきてしまう時代です。

自分の必要な情報を探している時にいちいち最後まで読まなければならないのでは、その記事は読まずに飛ばして別の記事を読み始めることもありますよね。自分の書いた文章を最後まで読んでもらうためにも、読み手に分かりやすく伝えるためにも、結論を先に書くことは大切なポイントになるのです。

書き終えたら第三者目線で読み返し！

文書を書き終えたら、この文章を読むであろう対象の人になりきって読み返してみましょう。同じ文章でも視点が変われば受け取り方は大きく異なります。

例えば、ある病気を説明するための文章を書いたとしましょう。読む対象が医師や看護師などの専門家であれば、専門的な医学用語を多用しても文章の内容は理解してもらえます。

ですが、対象が一般の方の場合では、専門用語が多用されている文章はとても読む気になりませんよね。もちろん、対象が専門家の場合は逆に専門用語を使わないと失礼にあたることもあります。このように誰に対して自分の文章を届けたいのか考えることはとても大切なのです。

自分の文章を読み返す時にオススメの方法は、作成した記事を翌日に読みかえすという方法です。1日あけることで、書き手の意識がリセットされ、読み手の立場に立って文章を読み返すことが出来るようになります。ですが、このためには最低でも納期の前日までには記事を作成しておく必要があります。

読みやすい記事を作成するためには、時間的な余裕も必要になると覚えておいてくださいね。