文章校正のできるWebライターは仕事もできる！Wordの校正機能も使いこなそう

webライターとして仕事をしていくうえで、修正の必要がない文章を納品することは仕事上での信頼を獲得することにつながります。そのため、文章を書いた後は校正を欠かさないことがとても大事になります。

そこで、短時間でより精度の高い校正ができる手段として、Word（ワード）の設定を厳しくする方法を詳しく紹介しましょう。その他にも取り入れてほしいテクニックも紹介しますので、さっそく明日からの仕事で活用してください。

まずはWordの設定をしよう

Wordでより正確な文章校正ができるようにするには、「文法とスタイルの規則」設定をカスタマイズしましょう。Wordを開いたら、「ファイル」＞「文章校正」＞「設定」の順にクリックします。そうすると、「文法とスタイルの規則」が表示されます。

なお、Mac版のWordをお使いの方は「環境設定」＞「文章校正」＞「詳細設定」の順にクリックしてください。「文法とスタイルの規則」のチェックボックスが表示されるので、それぞれの項目について、設定を行いましょう。

特に「入力ミス」、「同音語誤り」、「表現の推敲」はミスをしがちなポイントなので、チェックは多めに入れておくことをおすすめします。

スペルチェックと文章校正機能を使いこなそう

「校閲」＞「スペルチェックと文章校正」で校正ができるようになります。なお、Mac版のWordをお使いの方は「ツール」＞「文章校正」で使えるようになります。

この機能を使って文章を書くと、誤字脱字、書式の不ぞろいな場所、文法が間違っている場所がすぐにわかるので、校正がスムーズに進むのが大きなメリットです。間違っている場所には青・赤・緑の破線が現れるので、その場所の表現を修正すれば、破線が消えます。

例えば、「掃除したり、洗濯するなど、とにかく忙しかった」と書いた場合、「掃除したり」の「したり」の部分に破線が現れ、「『～』たりは繰り返して使います」とガイダンスされるので、「掃除したり、洗濯したりなど、とにかく忙しかった」と修正すれば、破線が消える仕組みです。

Webライティング初心者の方も、ある程度キャリアを積んだ方も、この機能をくまなく使いこなせるようになればとても便利なので、一度試してみましょう。

さらに校正の質、文章の質を高めるには？

Wordの文章校正機能はとても便利ですが、さらに校正の質を高めるために取り入れてほしいアイテムとテクニックを紹介します。

まず、共同通信社編著の「記者ハンドブック」は、Webライターに限らず、文章を書く仕事に就いている人・志している人なら必ず手元に置いておくことをおすすめします。漢字、送り仮名の使い方、数字・単位・人名・国名・外来語の正確な表記やルールなど、文章を書くうえで大切な情報が一冊に詰まっています。文章を書いていて「ここがおかしいかも」と思ったときにすぐに調べられるので、修正点が少ない文章を書くのには不可欠です。

そして、原始的なテクニックですが、Wordで作成した文書を印刷し、時間をおいて読み直すことも効果的です。パソコンの画面上では見抜けない間違いや冗長な文章の表現でも、印刷したものを読んで初めて気づく場合もあります。あらかじめ印刷したものを読み直す時間を計算してから、文章を書き始めるといいでしょう。

Webライターを初めて間もない人なら、時間があるときに家族に自分が書いた文章を読んでもらい、気づいた点を教えてもらうのも効果的です。自分では正しいと思って書いていた文章でも、他人から見るとそうではない場合は多々あります。指摘されて気づいた点は、それ以降の仕事に盛り込めば、文章の質もぐっとあがるでしょう。

▼サグーワークスで校正・校閲のお仕事をして、客観的に文章を見るスキルを身につけるのも一つの手かもしれません。